Залишити заявку на автоматизацію

Якщо для реалізації вашого побажання не знайдеться потрібної дії в конструкторі no-code, наші програміти напишуть цю дію або частину автоматизації.

Что означает автоматизация бизнес процессов

Бизнес процесс — это цепочка последовательных действий, направленная на достижение цели. В качестве бизнес процесса может рассматриваться обслуживание клиентов, изготовление товаров, организация внутренней работы компании.

Автоматизация подразумевает передачу функций, которые ранее выполняли работники, в пользу программных алгоритмов. В результате монотонная работа осуществляется без участия человека.

Автоматизация бизнес процессов ускоряет выполнение повторяющихся однотипных действий. Рутинные дела преобразуются в алгоритмы, содержащие механизмы выполнения заданий.

 

Преимущества автоматизации

1. Эффективность и Ускорение

Автоматизация позволяет существенно сократить временные затраты на рутинные операции. Благодаря роботам и триггерам, многие задачи выполняются автоматически, что позволяет сосредоточиться на более важных аспектах вашего бизнеса.

2. Отслеживание и Аналитика

Система автоматической обработки данных позволяет более детально анализировать бизнес-процессы. Вы получаете доступ к ценной информации о том, как ваша компания функционирует, что помогает принимать более обоснованные решения.

3. Уменьшение Ошибок

Человеческий фактор может стать причиной ошибок в бизнес-процессах. Автоматизация уменьшает вероятность ошибок, что особенно важно в критических процессах, таких как управление клиентским обслуживанием и финансами.

Етапи впровадження нових технологій

Розглянемо базовий алгоритм, який дає змогу автоматизувати роботу фірми. Стандартна схема цифровізації включає 6 етапів, актуальних для будь-якої сфери діяльності.

Крок 1: Визначення глобального завдання
Робота починається з формулювання глобальних цілей. Завдання визначається на основі проблем, з якими стикається бізнес. Наприклад, працівники бухгалтерії можуть часто помилятися під час рахування і пізно здавати звітність. Тоді насамперед необхідно автоматизувати роботу бухгалтерії.
 
Поширеною проблемою є відсутність єдиної бази даних. Частина документів може зберігатися на комп’ютерах виконавців, інша частина – на хмарі, і третя частина – у паперовому вигляді. Автоматизація буде спрямована на цифровізацію архіву, перенесення файлів в інтернет і відкриття даних для працівників.
Крок 2: Складання технічного завдання

Глобальну мету слід розбити на проміжні завдання і співвіднести їх із процесами всередині компанії. На основі списку можна підготувати технічне завдання і перерахувати, які завдання має виконувати комп’ютер.

Крок 3: Вибір платформи

Під час вибору ПЗ слід орієнтуватися на список завдань. Для автоматизації ведення бізнесу застосовується універсальне і спеціалізоване ПЗ. Малий бізнес можна автоматизувати, використовуючи безкоштовні демо версії продуктів.

Крок 4: Встановлення та налаштування софту

Автоматизувати роботу можна самостійно або звернутися до фахівців. Щоб впровадити програмні алгоритми самостійно, знадобиться багато часу, але це заощадить бюджет. Звернувшись до програмістів, можна швидко отримати готовий функціонал, але за розробку, встановлення та налаштування софту доведеться заплатити.

Крок 5: Тренінг для працівників
Співробітникам потрібен час, щоб навчитися працювати з новими процесами швидко і без помилок. Прискорити освоєння алгоритмів допоможе підготовка докладних інструкцій. Для навчання персоналу можна використовувати статті, чек-листи та відео від розробника софту або написати власні інструкції.
 
Навчальні матеріали мають містити теорію, приклади виконання завдань, типові складнощі під час роботи з алгоритмами. Проводити заняття зручно у формі командного тренінгу та роботи на онлайн тренажерах. Для перевірки засвоєння нових знань організовується тестування персоналу.
Крок 6: Коригування помилок

Під час проведення автоматизації можуть бути допущені помилки. Якщо після налаштування алгоритмів у співробітників додалося роботи, потрібно перевірити алгоритми і провести опитування. Перевірка може виявити, що процеси налаштовані неправильно і під час роботи виникають технічні збої. Тоді потрібно звернутися в підтримку для налаштування і налагодження софта. Якщо труднощі виникають через некомпетентність працівників, потрібно доповнити план тренінгу та повторити навчальний курс.

Як оцінити ефективність

Для оцінки ефективності комп’ютеризації підходять такі показники:
 
  1. Час виконання рутинних операцій. Після встановлення софту бізнес-процеси займають менше часу. За день працівник встигає виконати більше завдань.
  2. Життєвий цикл угоди: проміжок від надходження заявки до укладення угоди. Після цифровізації тривалість циклу обслуговування клієнта скорочується.
  3. Метрики KPI. Впровадження цифровізації підвищує особисту ефективність. Обсяг продажів у кожного менеджера збільшується.
  4. Число скарг на обслуговування або число звернень у підтримку. Після встановлення софту кількість незадоволених клієнтів зменшується.
  5. Для оцінювання ефективності потрібно вибрати показники і порівняти значення до комп’ютеризації та через 2-3 місяці після встановлення софту.

Роботи в Бітрікс24

Роботи – це програмовані сценарії, які виконують дії в системі відповідно до заданих умов. Ось кілька способів використання роботів:
Автоматичне створення завдань

Створюйте завдання для співробітників автоматично на основі різних подій і умов. Наприклад, при отриманні нового запиту від клієнта, система може автоматично створити завдання для відповіді на нього.

Надсилання повідомлень

Роботи можуть надсилати повідомлення співробітникам і клієнтам про важливі події. Це допомагає підтримувати актуальну комунікацію та інформувати про важливі зміни.

Керування контактами

Автоматично оновлюйте дані про контакти та клієнтів, щоб завжди мати актуальну інформацію про ваших клієнтів.

Начните Автоматизировать Сегодня

Автоматизация с помощью роботов и триггеров в Битрикс24 делает вашу работу более эффективной и удобной. Это позволяет сосредотачиваться на развитии бизнеса, а не на рутинных операциях.

Триггеры в Битрикс24

Триггеры – это события или условия, которые запускают автоматические действия. Вот некоторые примеры использования триггеров:

Отправка писем и SMS

Настройте триггеры для отправки писем или SMS-сообщений при определенных событиях, например, при регистрации нового клиента или завершении сделки.

Обновление статусов

Автоматически обновляйте статусы задач, сделок и проектов на основе изменений в них или на основе заданных условий.

Уведомления о событиях

Получайте уведомления о важных событиях в системе, чтобы всегда быть в курсе происходящего.